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I sistemi di gestione documentale sono strumenti essenziali per l’organizzazione, la classificazione e la conservazione di questo tipo di contenuti; individuato e accessibile attraverso un’unica banca dati; dove si evita la perdita degli stessi e si riduce drasticamente il tempo necessario per accedere al loro contenuto; scopri come funzionano e tutto ciò che riguarda questo argomento durante la lettura di questo post.

Che cos’è un sistema di gestione dei documenti?

Sono sistemi creati per archiviare, gestire e controllare il flusso di documenti all’interno di un’organizzazione o da utenti che ne hanno una particolare richiesta.

Sono identificati dall’acronimo DMS e conosciuti anche come sistema di gestione dei documenti. Il suo obiettivo è utilizzarli per controllare e coordinare le pratiche burocratiche di un’azienda, mantenendole identificate dalla loro creazione o ricezione e stabilendo una propria ubicazione in base alla loro natura o contenuto al fine di facilitarne un rapido accesso quando necessario.

I sistemi di gestione dei documenti sono strumenti efficienti; che prima venivano eseguite manualmente e che ora sono semplificate utilizzando le strutture del mondo digitale.

Gestione dei sistemi di gestione dei documenti digitali

Per garantire l’accesso alle informazioni in modo organizzato ed efficiente, nell’ambito delle attività a beneficio della produttività aziendale, sono stati inseriti questi programmi di gestione documentale con i quali il flusso dei documenti viene archiviato, gestito e controllato.

A sua volta, è un sistema attraverso il quale è possibile avere immagini digitali di questi documenti, senza rischiare la perdita dei loro originali, unito al fatto che possono essere condivisi da un reparto all’altro senza perdita di dati. qualità, che fa parte del suo funzionamento.

Semplice come dire che quando si crea un documento sul computer, può essere registrato e classificato in una determinata categoria; essere successivamente archiviato e da lì può essere richiesto da qualsiasi persona autorizzata che abbia un interesse in esso, accedendo quasi immediatamente al suo contenuto.

I migliori sistemi di gestione dei documenti

Molte aziende hanno la necessità di dotarsi di software di gestione documentale per semplificare il proprio lavoro, ridurre le scartoffie e garantire la sicurezza delle informazioni registrate in questo tipo di testo; quindi a livello online troverai ottimi sistemi come quelli di seguito indicati:

• DocuWare, garantito da professionisti di origine tedesca; con caratteristiche quali rigore ed efficienza; con una piattaforma per la gestione di documenti come risorse umane, finanza, vendite, produzione e altro da qualsiasi reparto.
• Managemart, un sistema di gestione documentale particolarmente adatto a soddisfare le esigenze di diverse tematiche di marketing, sia che si tratti di un’azienda di cura del prato o di un’azienda dedicata agli addobbi natalizi. Ha anche un campione gratuito come periodo di prova per 7 giorni.
• Microsoft Sharepoint online, è una intranet con un database che offre uno spazio comune nel cloud gestito da Office 365 per collaborare alla gestione delle pagine web, oltre all’archiviazione di documenti, elenchi e altre fonti di informazioni.
• FileHold, per coloro che parlano inglese e richiedono un sistema di gestione dei documenti molto completo. Scoprirai che ha funzionalità come la ricerca di file OCR, la creazione di moduli elettronici, il controllo della versione, l’approvazione programmabile, le autorizzazioni personalizzabili e l’accesso, tra le altre strutture.
• M-Files, un semplice gestore di documenti che puoi potenziare in base alle tue esigenze; ideale se hai bisogno di utilizzare una modalità offline e anche dove troverai funzioni che ti permetteranno di tenere sotto controllo tutte le tue carte attraverso passaggi semplici e intuitivi.

I sistemi di gestione documentale oggi disponibili sono davvero tanti, alcuni hanno versioni di prova e altri che dovrai acquisire per scoprirne tutte le potenzialità, in ogni caso è un investimento con cui ti garantirai di conservare tutte le informazioni che vengono generate in la tua azienda, classificata, organizzata e protetta.